Budou-li připravované materiály sloužit vaší firmě delší dobu, nesnažte se je za žádnou cenu vyrobit co nejlevněji a nejrychleji. Třebaže není profesionální výroba kvalitních materiálů levnou záležitostí, je důležité, aby jejich vzhled skutečně dostatečně reprezentoval nabízené služby nebo produkty.

Při hledání vhodného partnera pro přípravu tištěných materiálů poslouží k orientaci nejlépe různé referenční zakázky, které co nejvíce odpovídají vašim představám. Cena je jistě také důležitá, ale rozhodně by neměla být na prvním místě.

Na začátku výběru studia je nezbytné určit požadovanou kvalitu materiálů. Je pochopitelné, že jednotlivé firmy disponují různým technickým vybavením a lidským potenciálem, což je přímo úměrné závěrečné kvalitě, ale také ceně připravovaných materiálů. Nevhodné zvolení dodavatele pak může vést buď:

• k příliš drahé výrobě běžných materiálů, které, např. s ohledem na dodané podklady či obsah požadovaný zadavatelem, nelze vyrobit lépe s použitím sebelepších strojů,
• nebo k sice nižší ceně na úkor kvality, kterou nelze bez některých dražších zařízení dosáhnout.

Prvky, které je třeba s ohledem na kvalitu materiálů zvážit především:

barevná věrnost - musejí-li reprodukované obrazové prvky věrně vypovídat o barevnosti nabízených produktů, je důležité přesné zachování jejich barevnosti. Vzhledem k tomu, že věrná barevná reprodukce vyžaduje skutečné zkušenosti v oboru a souhru předtiskového studia s tiskárnou, nelze tuto skutečnost podceňovat. Požadujete-li přesnou barevnou věrnost, není možné požadovat současně levný tisk, ale pouze nejkvalitnější tiskové stroje.

cílové určení materiálů - cílové skupině příjemců materiálů musí odpovídat způsob jejich zpracování. Zejména při oslovení příjmově vyšších skupin je třeba dbát na špičkové provedení materiálů. Zde je pak vhodné využít některých méně často používaných tiskových technologií, které pomohou čtenáře zaujmout (např. parciální laky, tisk metalickými barvami, ražba, zajímavé výseky atd.)

doba použitelnosti - jsou-li materiály určeny k hromadnému oslovení velkého množství potenciálních klientů, volí se často levnější, méně kvalitní papír. Materiály, které budou sloužit čtenářům déle, by však měly být připraveny tak, aby vydržely po celou dobu jejich užívání - správný typ vazby, kvalitní obálka, atd.

Jak vyplývá z výše uvedeného textu, zakázku je třeba již od počátku připravovat s určitými předpoklady. Buď jsou to požadavky na kvalitu, pak ovšem není možné tisk zadat nejlevnějším firmám na trhu. Je-li výroba materiálů spíše otázkou co nejnižšího finančního zatížení, je ovšem třeba počítat s přiměřenou kvalitou.

Některé základní otázky, které je nutné si položit při výběru předtiskového studia:

Jaké podobné zakázky firma realizovala? Je samozřejmě možné, že také firma, která dělá zakázku daného druhu poprvé, ji může zvládnout v pořádku. V průběhu realizace lze však očekávat řadu problémů, které mohou celou výrobu zdržet. Při zkoumání referenčních zakázek se orientujte na materiály podobné kvality a náročnosti. Důležité také je, z jakých podkladů byla zakázka vytvořena a jak dlouho trvala její realizace.

Jakým dojmem firma působí? Zejména u náročnějších zakázek je nezbytné firmu navštívit a přesvědčit se, jakým způsobem jsou zakázky zpracovávány. Není sporu, že různé typy firem (např. velikostí) mají různé výhody, ale na druhou stranu i nevýhody. Větší firmy budou běžné zakázky zpracovávat "sériově", tzn. veškeré úkony mimo předem sjednaný rámec budou přesně účtovány podle sazeb v ceníku. U malých firem lze předpokládat kreativnější přístup a bližší kontakt se zákazníkem v rámci dohodnuté ceny.

Zejména při přípravě materiálů k tisku je důležitá funkční komunikace s personálem, který materiály připravuje. Lidé, se kterými budete ve styku proto musí mít příjemné vystupování a působit dojmem profesionálů.

Bude firma realizovat zakázku sama nebo ve spolupráci? Málokterá firma je schopna zajistit vlastními prostředky celý proces výroby tištěných materiálů. Existují grafická studia zaměřená na tvorbu grafických návrhů, fotografické ateliéry, předtisková studia, tiskárny a další. Zakázku je proto třeba zadat firmě, která je schopna vlastními silami zajistit podstatnou část projektu - např. kompletní předtiskovou přípravu. Čím více bude do zakázky zapojeno subjektů (třebaže vše jde v podstatě mimo zadavatele), tím bude zakázka dražší a náchylnější k nejrůznějším chybám a zpožděním.

Důležité je současně technické vybavení firmy, které musí odpovídat náročnosti zakázky.

Co obsahuje nabízená cena?

Na začátku každé zakázky je většinou cenová kalkulace, která může sloužit jako pomocník při výběru nejvhodnějšího obchodního partnera.

U konečného tisku materiálů z hotových předloh je výpočet ceny pro tiskárnu standardní záležitostí. Ve fázi předtiskové přípravy se však dají kalkulovat pouze některé vybrané úkony (např. osvit jedné strany A4, skenování fotografie o rozměru 10 x 10 cm, chemický nátisk aj.), zbylé jsou účtovány v závislosti na času, který byl zakázce věnován. Proto je důležité, aby se pro výpočet kalkulace vycházelo z konkrétních podkladů (tj. velikost, druh předloh atd).